Quelles sont les missions de votre Avocat pour sécuriser une convention de management fees ?
Avocat pour sécuriser une convention de management fees. Une convention de management fees permet d’organiser et de facturer des prestations rendues entre sociétés d’un même groupe ou entre une société de management et une société opérationnelle.
Ces conventions peuvent répondre à un besoin économique réel : direction financière, assistance administrative, ressources humaines, stratégie commerciale, informatique, juridique, contrôle de gestion ou accompagnement technique peuvent être centralisés dans une société puis mis à disposition d’autres entités.
La présence d’une convention écrite et de factures ne suffit toutefois pas à sécuriser le dispositif. Les prestations doivent être réelles, présenter une utilité pour la société qui les supporte et être rémunérées dans des conditions cohérentes avec les services effectivement rendus.
Une vigilance particulière s’impose lorsque le dirigeant de la société prestataire exerce également un mandat social dans la société bénéficiaire. Des prestations décrites de manière trop générale comme des missions de direction, de gestion ou de stratégie peuvent alors se confondre avec les fonctions normalement attachées au mandat social.
La jurisprudence récente rappelle que cette superposition peut entraîner des conséquences fiscales et sociales importantes lorsque les management fees correspondent en réalité à la rémunération de fonctions exercées en qualité de dirigeant.
Me POUGET et Me RAVAUTE vous accompagnent pour analyser l’organisation du groupe, identifier les prestations réellement externalisées et rédiger une convention cohérente avec les fonctions effectivement exercées par chaque société et chaque dirigeant.
La sécurisation d’une convention de management fees peut notamment concerner :
- une holding facturant des services à ses filiales ;
- une société de management contrôlée par le dirigeant ;
- des prestations administratives ou financières centralisées ;
- des fonctions commerciales ou techniques exercées pour plusieurs sociétés ;
- la détermination d’une méthode de facturation ;
- la justification des moyens humains utilisés ;
- la distinction entre prestations techniques et mandat social ;
- la préparation d’un dossier susceptible d’être produit en cas de contrôle fiscal ou social.
Dans ce contexte, recourir à un avocat pour sécuriser une convention de management fees permet de partir du fonctionnement réel du groupe avant de rédiger le contrat et d’éviter qu’une convention standardisée ne décrive des prestations qui ne correspondent pas à la réalité.
Le cabinet de Me POUGET et Me RAVAUTE intervient lors de la mise en place du dispositif, de sa révision à la suite d’une réorganisation ou avant un contrôle afin de vérifier la cohérence entre convention, factures et prestations réalisées.
I. Identifier précisément les prestations réellement rendues
La convention doit commencer par une description suffisamment précise des prestations.
Une formulation générale prévoyant une assistance globale en matière de gestion ou de direction est susceptible d’être insuffisante lorsque le dispositif doit ensuite être justifié devant l’administration.
L’audit peut notamment distinguer :
- la direction financière ;
- la comptabilité et le contrôle de gestion ;
- les ressources humaines ;
- les systèmes informatiques ;
- les achats et négociations fournisseurs ;
- le développement commercial ;
- les prestations juridiques ou administratives internes ;
- les compétences techniques propres au secteur d’activité.
Il faut également déterminer quels salariés, dirigeants ou prestataires de la société de management disposent concrètement des compétences et du temps nécessaires pour réaliser ces missions.
II. Distinguer les prestations du mandat social – Avocat pour sécuriser une convention de management fees
La distinction avec les fonctions attachées au mandat social constitue l’un des principaux points de vigilance.
Lorsque la même personne dirige les deux sociétés, il faut identifier les tâches qu’elle accomplit en qualité de mandataire social et celles qui correspondent réellement à des prestations distinctes rendues par la société prestataire.
La convention doit notamment éviter de facturer indistinctement :
- la représentation légale de la société ;
- les décisions relevant intrinsèquement de la fonction de président ou de gérant ;
- la direction générale déjà comprise dans le mandat ;
- des missions décrites sans contenu opérationnel identifiable.
À l’inverse, des prestations administratives, financières, commerciales ou techniques peuvent être distinguées lorsqu’elles correspondent à des fonctions réelles, disposent de moyens propres et ne font pas double emploi avec l’organisation de la société bénéficiaire.
Votre avocat pour sécuriser une convention de management fees vous accompagne pour délimiter contractuellement ces deux niveaux d’intervention.
III. Justifier l’intérêt de la société bénéficiaire et éviter les doubles emplois
La déductibilité fiscale des frais suppose que la société bénéficiaire puisse justifier de l’intérêt des prestations qu’elle finance.
L’administration fiscale rappelle, pour les services intragroupe, qu’un service doit répondre à un besoin réel et ne pas faire double emploi avec des fonctions déjà assurées au sein de la société bénéficiaire.
La sécurisation peut donc nécessiter de vérifier :
- les salariés déjà présents dans chaque filiale ;
- leurs fiches de poste ;
- les fonctions externalisées à la holding ;
- les économies résultant de la centralisation ;
- les compétences indisponibles dans la filiale ;
- les prestations effectivement demandées ;
- les livrables produits ;
- la fréquence réelle des interventions.
L’objectif est de pouvoir expliquer pourquoi une entreprise indépendante placée dans une situation comparable aurait accepté de rémunérer le service.
IV. Déterminer et documenter le prix des management fees
Le prix constitue un second niveau de contrôle indépendant de la réalité des prestations.
Une prestation réelle peut néanmoins être contestée si son montant apparaît excessif au regard du service effectivement rendu.
La convention doit donc expliquer la méthode de rémunération retenue, qui peut notamment reposer sur :
- les coûts directement engagés ;
- une clé de répartition cohérente entre plusieurs filiales ;
- le temps consacré aux prestations ;
- les ressources humaines mobilisées ;
- une marge justifiée lorsque la nature de la prestation le permet ;
- des éléments de comparaison adaptés ;
- des critères objectifs révisables périodiquement.
La méthode doit être compatible avec les prestations réellement fournies. Une clé fondée exclusivement sur le chiffre d’affaires de chaque filiale peut par exemple être inadaptée lorsqu’elle ne reflète pas le niveau de services consommés.
V. Constituer une documentation permettant de défendre la convention
La sécurité du dispositif ne doit pas reposer uniquement sur le contrat signé lors de sa mise en place.
La société doit être en mesure de démontrer, plusieurs années plus tard, que les prestations prévues ont effectivement été réalisées.
Il est notamment utile de conserver :
- les conventions signées et leurs avenants ;
- les factures suffisamment détaillées ;
- les tableaux de calcul des rémunérations ;
- les échanges démontrant les interventions ;
- les rapports et livrables ;
- les agendas ou relevés d’activité lorsqu’ils sont pertinents ;
- les décisions sociales nécessaires ;
- les éléments permettant de distinguer les prestations du mandat social.
Me POUGET et Me RAVAUTE vous accompagnent pour procéder périodiquement à cette revue et adapter la convention lorsque l’organisation du groupe évolue.
Conclusion : une convention de management fees doit refléter le fonctionnement réel du groupe
La convention n’est pas sécurisée par son seul formalisme. Les prestations doivent présenter une réalité, une utilité et une rémunération cohérente tout en restant distinctes des fonctions déjà exercées au titre d’un mandat social.
La documentation doit ensuite permettre de retrouver ces éléments pendant toute la durée du dispositif.
Votre avocat pour sécuriser une convention de management fees vous accompagne pour structurer le contrat, documenter les prestations et réduire les risques de remise en cause fiscale, sociale ou juridique.
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